광고 ลูกค้าของเรา Toy Store เป็นร้านขายของเล่นขนาดใหญ่ที่ตั้งอยู่ในเซาท์แธมป์ตัน ลูกค้ารายนี้ใช้ Retail Pro มานานหลายปีและไม่เคยพอใจกับมันเลย การย้ายไปใช้ QuickBooks Point of Sale มักทำให้เกิดความกังวลในกระบวนการเปลี่ยนแปลง เนื่องจากเจ้าของร้านตัดสินใจย้ายร้านจริงไปยังพื้นที่ที่ใหญ่กว่าฝั่งตรงข้าม เขาจึงคิดว่าตอนนี้เป็นเวลาที่เหมาะสมที่จะเปลี่ยนซอฟต์แวร์และอาคาร หลังจากวันสร้างไฟล์ข้อมูลและการติดตั้ง ซึ่งฉันได้พูดถึงไปแล้วในบทความก่อนหน้านี้ วันฝึกอบรมจะมาถึงในลำดับต่อไป กล่องสุ่มของเล่น

เนื่องจากลูกค้ารายนี้เปลี่ยนจาก Retail Pro จึงเข้าใจทุกแง่มุมของโปรแกรมได้อย่างง่ายดาย QuickBooks อาจเป็นซอฟต์แวร์บัญชีที่ดีที่สุดในขณะนี้ และแม้ว่าจะเป็นหนึ่งในโปรแกรมที่เรียนรู้และใช้งานง่ายที่สุด แต่บางครั้งผู้ใช้ใหม่อาจต้องใช้เวลาสักพักในการทำความคุ้นเคยกับเค้าโครงของโปรแกรม ตลอดจนคำศัพท์ที่ใช้และขั้นตอนต่างๆ

เราได้ทำการฝึกอบรมเกี่ยวกับทุกแง่มุมทั่วไปของซอฟต์แวร์ QuickBooks ไม่ว่าจะเป็นการขาย การคืนสินค้า การจัดซื้อ การรับสินค้า และการปิดบัญชีในแต่ละวัน โดยปกติแล้ว ฉันจะปล่อยให้เรื่องต่างๆ เช่น รายงาน หลักทรัพย์ของพนักงาน และการแก้ไขปัญหาไว้ทำในวันอื่น เพราะฉันต้องการให้เวลาลูกค้าได้ทำความเข้าใจเกี่ยวกับธุรกรรมต่างๆ ก่อนที่จะไปต่อในเรื่องอื่นๆ เนื่องจากลูกค้ารายนี้มีประสบการณ์ในหัวข้อเหล่านี้อยู่แล้ว เราจึงจัดการฝึกอบรมโซลูชัน QuickBooks ในวันเดียว

รายงานหนึ่งที่ลูกค้าเคยใช้ในซอฟต์แวร์เก่าของเขาคือรายการสินค้าทั้งหมดที่ขายไปเมื่อวันก่อน รายงานนี้ยังรวมถึงแผนกและปริมาณสินค้าคงเหลือด้วย ฉันได้แสดงให้พวกเขาเห็นถึงวิธีการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นเพื่อให้ได้รายงานรายการสินค้า QuickBooks แบบกำหนดเองที่พวกเขาต้องการ พวกเขาสามารถเพิ่มตัวกรองที่จะแสดงเฉพาะ “ขายครั้งล่าสุด” เป็นวันที่เมื่อวานได้ นอกจากนี้ เรายังเพิ่มคอลัมน์ทั้งหมดสำหรับแผนกและปริมาณสินค้าคงเหลือ เมื่อเราสร้างรายงาน QuickBooks แบบกำหนดเองแล้ว เราก็จะจดจำรายงานนั้นได้ ตอนนี้สิ่งที่พวกเขาต้องทำทุกวันก็คือเปิดรายงานและเปลี่ยนวันที่ในตัวกรอง “ขายครั้งล่าสุด”

สิ่งสุดท้ายที่ฉันได้พูดคุยกับลูกค้าคือความจริงที่ว่าในระบบเก่าของพวกเขา พวกเขาสามารถป้อนใบสั่งซื้อและแจ้งระบบว่าเมื่อได้รับสินค้าชิ้นนี้ในใบสั่งซื้อนี้ ให้เปลี่ยนราคาขายของสินค้าเป็นจำนวนอื่น ซึ่งมีประโยชน์เมื่อคุณสั่งซื้อสินค้าด้วยต้นทุนที่สูงกว่าปกติ หากต้นทุนของคุณสูงกว่า เห็นได้ชัดว่าคุณต้องการให้ราคาของคุณสูงขึ้นเช่นกัน ในร้านค้าหลายแห่ง บุคคลที่รับสินค้าไม่ใช่บุคคลที่สั่งซื้อ ดังนั้นจึงไม่ทราบโครงสร้างราคา เนื่องจากโซลูชัน QuickBooks สำหรับจุดขายไม่ได้นำเสนอ “แบบสำเร็จรูป” เราจึงได้คิดค้นวิธีแก้ปัญหา QuickBooks แบบกำหนดเองซึ่งใช้ได้ผลดีมาก:

ผู้ซื้อป้อนใบสั่งซื้อและเปลี่ยนแปลงต้นทุนในใบสั่งซื้อตามปกติ เมื่อบันทึกใบสั่งซื้อแล้ว ผู้ซื้อจะเข้าสู่ตัวจัดการราคาและสร้างการเปลี่ยนแปลงราคาใหม่โดยตั้งชื่อตามหมายเลขใบสั่งซื้อ คุณตั้งค่าสินค้าที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงราคาและบันทึกการเปลี่ยนแปลง (ไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เกิดขึ้นจนกว่าคุณจะเลือกปุ่มเพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงกับสินค้าคงคลังของ QuickBooks) เมื่อผู้รับได้รับใบสั่งซื้อดังกล่าวในระบบแล้ว เขาจะเข้าสู่ตัวจัดการราคาและใช้การเปลี่ยนแปลงราคากับสินค้าคงคลังสำหรับหมายเลขใบสั่งซื้อนั้นได้

เมื่อเราจัดการกับปัญหานั้นได้แล้ว วันฝึกอบรมก็สิ้นสุดลง พนักงานทุกคนดูเหมือนจะเข้าใจโปรแกรมเป็นอย่างดี และฉันมั่นใจว่าพวกเขาจะพอใจกับโปรแกรมนี้เมื่อเริ่มใช้งานจริง